Dịch thuật công chứng (hay còn gọi là “dịch thuật có chứng thực”) là dịch vụ chuyển ngôn ngữ của những tài liệu có con dấu pháp lý của một tổ chức hoặc một cơ quan nào đó sang một ngôn ngữ đích theo nhu cầu của khách hàng (dịch thuật). Sau đó, những tài liệu này sẽ được đưa đến Phòng Tư pháp (thường là của Nhà nước) để chứng thực rằng bản dịch đó là chính xác so với tài liệu gốc (công chứng) có chữ ký của người dịch (đã được niêm yết tại phòng Tư pháp).
Để đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý cho các giấy tờ dịch công chứng, các cơ quan chức năng tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài sẽ chỉ chấp nhận các bản dịch được dịch bởi đơn vị hoặc cá nhân có đủ trình độ và chứng chỉ đối với ngôn ngữ đó, và người dịch đó phải đăng ký tại Phòng Tư pháp của UBND quận/huyện hoặc Văn phòng Công chứng. Sau khi được dịch xong, bản dịch trên còn cần phải được đóng dấu xác nhận bởi Trưởng/Phó phòng Tư pháp của UBND quận/huyện hoặc Công chứng viên của Văn phòng Công chứng mới có đủ hiệu lực pháp lý.
Một điểm lưu ý là Đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng tư pháp (ngoại trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó).
Như đã nói, dịch thuật công chứng tài liệu đã trở thành bộ phận không thể tách rời trong đời sống xã hội trong quá trình hội nhập kinh tế: khi bạn muốn đi du học nước ngoài, đi kinh doanh, công tác, du lịch, giải trí, tham khảo tài liệu hay định cư, hợp tác làm ăn với người nước ngoài đều mang giấy tờ tùy thân như: Chứng minh thư, hộ chiếu, học bạ, hộ khẩu, giấy khai sinh, các loại bằng cấp, bảng điểm, giấy kết hôn hay hồ sơ năng lực công ty, bằng sáng chế, hướng dẫn sử dụng sản phẩm... nhằm đảm bảo pháp lý đối với một cá nhân hay với một doanh nghiệp.
Dịch thuật công chứng chính là điều kiện cần để hội nhập kinh tế. Khi các công ty, doanh nghiệp muốn xâm nhập sâu hơn vào thị trường quốc tế, họ phải thiết lập một hệ thống thông tin sản phẩm, quảng bá thương hiệu của mình bằng tiếng nước ngoài để mở rộng thị trường, xây dựng uy tín với các đối tác nước ngoài. Do vậy, sẽ có rất nhiều các tài liệu, văn kiện cần phải tiến hành dịch thuật và làm thủ tục công chứng như: các danh mục sản phẩm, giới thiệu doanh nghiệp, các bản hợp đồng, giấy phép kinh doanh,…
Dịch chứng thực là bản dịch được cung cấp bởi người dịch đã được chứng nhận (người dịch có chuyên môn về dịch thuật ngôn ngữ đó). Người dịch phải cung cấp họ tên, chữ ký, ngày dịch và các thông tin khác, phải tuyên thệ và chịu trách nhiệm trước pháp luật để đảm bảo rằng bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác. Người dịch được chứng nhận bởi cơ quan hoặc tổ chức nào thì cơ quan hoặc tổ chức đó phải đóng dấu và xác nhận thông tin về người dịch. Văn bản được dịch chứng thực chỉ có giá trị giao dịch về nội dung.
Phân biệt dịch thuật công chứng và dịch thuật chứng thực Dịch công chứng yêu cầu thêm 1 bước quan trọng so với dịch chứng thực: người dịch được chứng nhận phải ký và được xác nhận, đóng dấu bởi Phòng Tư pháp (thường là của Nhà nước). Văn bản được dịch công chứng có giá trị pháp lý được chấp nhận bởi các trường đại học, đại sứ quán hay các tổ chức nước ngoài khác.
Đây là câu hỏi về công chứng dịch thuật nhiều khách hàng băn khoăn và lúng túng nhất. Thông thường khách hàng chỉ muốn dịch thuật công chứng nhà nước (Tư pháp nhà nước) chứ không muốn thông qua các văn phòng công chứng. Vậy điều này có thực sự đúng?
Có 3 hình thức chứng thực bản dịch:
Cả 3 hình thức chứng thực bản dịch này đều có giá trị pháp lý, đều được xác thực bởi một cơ quan có tư cách pháp nhân, xác nhận chữ ký của người dịch trong đó người dịch cam đoan dịch đúng nội dung từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Tùy vào mục đích sử dụng cũng như các cơ quan mà Quý khách dự định nộp hồ sơ vào, họ yêu cầu bản dịch phải được chứng thực bởi cơ quan nào để Quý khách chọn lựa hình thức cho phù hợp và tiết kiệm chi phí, thời gian.
* Khách hàng lưu ý: Giá trị pháp lý của các bản dịch thuật công chứng dù là nhà nước hay các văn phòng công chứng là như nhau tuy nhiên có một số đại sứ quán (Ví dụ: Hàn Quốc…) thì lại yêu cầu bản dịch thuật công chứng nhà nước. Chính vì vậy, bạn cần cân nhắc nhu cầu sử dụng bản dịch thuật công chứng với từng mục đích nhất định.
Đối với những văn bản giấy tờ thông thường hội đủ các yếu tố hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật nhưng khách hàng chỉ muốn lấy dấu của Văn phòng, bản dịch của Văn phòng công chứng trả cho khách hàng là bản dịch có đóng dấu của Văn phòng (không thu tiền dấu) với mẫu lời chứng M1 (gồm lời cam đoan dịch chính xác của người dịch và lời chứng của Văn phòng về người dịch). Đối với những văn bản giấy tờ thiếu tính pháp lý (chưa hội đủ các yếu tố hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật), bản dịch của Văn phòng công chứng trả cho khách hàng là bản dịch có đóng dấu của Văn phòng (không thu tiền dấu) với mẫu lời chứng M2 (gồm lời cam đoan dịch chính xác của người dịch, lời chứng của Văn phòng về người dịch và ghi rõ Văn phòng không chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản đem dịch và đính kèm của khách hàng để cơ quan tiếp nhận bản dịch biết tự phải có trách nhiệm xem xét hồ sơ của khách hàng nếu thấy cần thiết). Như vậy, nội dung và chất lượng bản dịch của Văn phòng khi đã đến tay khách hàng là hoàn toàn như nhau trong mọi trường hợp (không phụ thuộc vào việc có đóng dấu của Nhà nước, Văn phòng, hay không đóng dấu) nên luôn luôn có giá trị giao dịch về nội dung. Điểm khác biệt chỉ là ở chỗ lời chứng của Văn phòng vào bản dịch tùy theo từng trường hợp phụ thuộc vào văn bản đem dịch và nguyện vọng của khách hàng.
Theo quy định chung thì nếu chưa có bản gốc (do chờ gửi theo đường bưu điện) thì Văn phòng công chứng hoặc công ty dịch thuật Professional Translation chỉ có thể nhận dịch chính xác cho khách hàng. Để người dịch có thể đi làm thủ tục chứng thực tư pháp (công chứng Nhà nước) thì khách hàng bắt buộc phải xuất trình bản gốc để kiểm tra và đối chiếu.
Điều này về nguyên tắc là không được vì người dịch công chứng phải cam kết trước pháp luật dịch chính xác với bản đính kèm và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về bản dịch. Đây là quy định của pháp luật. Chính vì bản dịch phải chính xác, độc lập, khách quan, công tâm nên bản dịch công chứng mới có độ tin cậy cao và được mọi cơ quan tin tưởng, chấp nhận. Mặc dù vậy, Văn phòng sẽ ghi lại nguyện vọng của khách hàng để chuyển cho người dịch tham khảo. Người dịch của Văn phòng trong điều kiện có thể sẽ cố gắng thỏa mãn nguyện vọng cho khách hàng. Trường hợp đã xem xét đến nguyện vọng mà người dịch không thể thuận theo ý khách hàng được, Văn phòng mong khách hàng thông cảm vì đây là quy định của pháp luật về bản dịch công chứng.
Chúng tôi tối ưu hóa mọi quy trình hoạt động theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế xây dựng riêng cho Văn phòng nên đã rút ngắn đáng kể thời gian dịch công chứng cho khách hàng. Trường hợp thông thường, khách hàng nhận bản dịch đã công chứng vào ngay chiều ngày hôm sau. Trường hợp cần gấp, dịch thuật Professional Translation vẫn có thể trả sớm hơn nhưng khách hàng phải trả tiền phí làm gấp.
Câu hỏi này cũng khá tương đồng với câu hỏi về giá trị pháp lý giữa các đơn vị tư nhân và nhà nước mà Chúng tôi đã trả lời ở trên.
Trả lời: Professional Translation là một công ty dịch thuật và chỉ có chức năng dịch và người dịch sẽ đi làm thủ tục chứng thực tư pháp cho bản dịch của khách hàng. Như vậy bản dịch Văn phòng trả cho khách hàng là đã có dấu của cơ quan chứng thực (dấu công chứng). Chúng tôi có cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng sao ý lấy ngay trong ngày tuy nhiên bạn sẽ bị tính phí làm gấp. Liên hệ với nhân viên tư vấn Hotline đề có thông tin chính xác và kịp thời nhất.